Instruments de politiques

Les politiques suivantes concernent les audiences au Tribunal de la sécurité sociale (TSS) et portent sur les sujets suivants :

Types d’audiences

  1. Cette politique explique :
    • les différents types d’audiences;
    • les responsabilités des parties en ce qui a trait aux audiences de vive voix;
    • la nécessité des témoins aux audiences de vive voix;
    • qui doit assumer les dépenses associées à la tenue des audiences de vive voix.
  2. Types d’audiences
    1. Un membre du Tribunal décidera de la manière dont un appel procèdera; la décision peut être rendue basée sur le contenu du dossier ou après la tenue d’une audience.
    2. Conformément au Règlement sur le Tribunal de la sécurité sociale, une audience peut être tenue par écrit ou de vive voix.
    3. Le Tribunal informera les parties quant à la forme que prendra l’audience.
    4. Tenue de l’examen d’un appel fondé sur le dossier : dans certains cas, un membre du Tribunal peut décider que la tenue d’une audience n’est pas nécessaire et qu’une décision peut être rendue sur la foi des documents et des soumissions ou arguments au dossier.
    5. Tenue d’une audience par écrit : si un membre décide que les points qui requièrent des précisions peuvent être éclaircis au moyen de questions et de réponses écrites, l’audience sera tenue par écrit.
    6. Tenue d’une audience de vive voix : si un membre décide que l’audition sera orale, celui ci décidera également si l’audience sera réalisée par téléconférence, vidéoconférence ou en personne.
    7. Lorsque l’audience de vive voix prend la forme d’une téléconférence, les parties y participent par téléphone.
    8. Lorsque l’audience de vive voix prend la forme d’une vidéoconférence, les parties se présentent devant le membre du Tribunal, qui se trouve à un autre endroit, par voie de vidéoconférence. La vidéoconférence permet aux parties d’interagir avec le membre du Tribunal grâce à une transmission visuelle et sonore bidirectionnelle simultanée.
    9. Lorsque l’audience de vive voix a lieu en personne, il y a présence physique du membre du Tribunal et des parties dans la même salle d’audience.
  3. Responsabilités des parties lorsqu’il y a tenue d’une audience de vive voix
    1. Lorsque l’audition d’un appel se fait de vive voix, on communique avec les parties afin de confirmer leur participation, de déterminer l’endroit où se tiendra l’audience et d’en fixer la date et l’heure.
    2. Si une partie désire qu’un témoin soit présent à l’audience de vive voix, elle doit en informer le Tribunal au moment où a lieu la communication pour fixer la date et l’heure de l’audience. La partie doit veiller à ce que le témoin soit présent à l’endroit où se tient l’audition orale, à la date et à l’heure prescrites.
    3. Après que l’audition orale aura été fixée, le Tribunal fera parvenir aux parties qui auront confirmé leur participation un avis concernant la tenue de l’audience. Lesdites parties doivent se présenter à l’endroit, à la date et à l’heure précisés dans l’avis.
    4. Tout appelant ayant besoin des services d’un interprète doit consulter la Politique relative à langue de l’audience, aux interprètes et à la langue des documents.
    5. Audience par téléconférence : lorsque l’audience de vive voix prend la forme d’une téléconférence, les parties sont responsables de se garantir l’accès à un téléphone à la date et à l’heure de la tenue de l’audience. Les parties doivent également s’assurer d’avoir accès à un lieu tranquille et privé afin de pouvoir pleinement participer à l’audience.
    6. Les parties peuvent utiliser un téléphone cellulaire pour participer à l’audience; elles ont la responsabilité de veiller à ce que le téléphone fonctionne toute la durée de l’audience.
    7. Toute personne pour qui l’accès à un téléphone est difficile doit en informer le Tribunal, au moins 48 heures avant la tenue de l’audience de vive voix pour ce qui concerne les appels ayant trait à l’assurance-emploi et au moins 14 jours avant la tenue de l’audience de vive voix ayant trait à la sécurité du revenu.
    8. Audience par vidéoconférence : lorsque l’audience de vive voix prend la forme d’une vidéoconférence, il revient au Tribunal de retenir une salle pour la tenue de l’audience par vidéoconférence. Les parties doivent se présenter à l’endroit, de même qu’à la date et à l’heure précisées dans l’avis.
  4. Exigences concernant les témoins participant aux audiences de vive voix
    1. Les personnes qui servent de témoin doivent témoigner sous serment ou faire une déclaration solennelle.
    2. Les témoins sont tenus de faire une déclaration solennelle à moins d’avoir demandé à prêter serment sur un livre religieux.
    3. Les témoins qui demandent à prêter serment sur un livre religieux doivent apporter leur propre livre à l’audience tenue de vive voix, sinon ils doivent faire une déclaration solennelle.
    4. Les personnes qui agissent à titre de témoin ne peuvent pas représenter une partie.
  5. Dépenses et allocations relatives à une audience tenue de vive voix
    1. Les parties doivent assumer tous les frais de leur participation à l’audience de vive voix, ce qui inclut les frais de transport, les repas et l’hébergement dans un hôtel, etc.
    2. Toute partie qui désire faire participer une personne à une audience à titre de témoin est responsable de payer les frais de participation du témoin à l’audition orale.
    3. Conformément à la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences, le président du Tribunal de la sécurité sociale peut, pour des raisons spéciales, rembourser à une partie les frais encourus pour participer à une audience (frais de déplacement et frais de subsistance) ou lui payer toute autre allocation.

Langue utilisée à l’audience, interprètes et langue des documents

  1. Cette politique fournit des explications concernant :
    • la langue dans laquelle se tient une audience;
    • les personnes pouvant agir à titre d’interprètes dans le cadre d’une audience du Tribunal;
    • ce qui est attendu de la part de l’interprète;
    • les exigences relatives à la traduction de documents vers le français ou l’anglais.
  2. Langue utilisée pour la tenue des audiences
    1. Les audiences du Tribunal sont tenues en français ou en anglais.
    2. L’appelant a le droit de décider dans quelle langue officielle l’audience sera tenue. À moins d’avis contraire de la part de l’appelant, l’audience se tiendra dans la langue officielle dans laquelle a été rédigé l’avis d’appel. L’appelant peut demander que l’audience soit tenue dans l’autre langue officielle lorsqu’on communique avec lui pour fixer la date et l’heure de l’audition orale.
  3. Interprètes
    1. Lorsqu’une partie ne parle et ne comprend ni le français ni l’anglais suffisamment bien pour qu’une audience puisse être tenue en toute équité, elle doit prendre des arrangements pour assurer la présence d’un interprète à l’audience.
    2. L’interprète peut être un membre de la famille ou un ami et doit être capable de parler et de comprendre la langue officielle utilisée pour la tenue de l’audience.
    3. La partie doit s’assurer que l’interprète sera disponible à la date et à l’heure de l’audience. La partie doit payer tous les frais encourus liés à la présence de l’interprète.
    4. Une partie doit informer le Tribunal de son intention de retenir les services d’un interprète pour l’audience au moment où l’on communique avec elle pour fixer la date et l’heure de la tenue de l’audience.
    5. Le rôle de l’interprète consiste à traduire oralement ce qui se dit à l’audience. L’interprète établit une communication directe entre la personne qui a retenu ses services et les autres participants à l’audience. Autrement dit, le rôle de l’interprète est de servir de courroie de transmission plutôt que celui d’un participant actif.
    6. L’interprète doit prêter serment ou faire une déclaration solennelle et affirmer qu’il :
      • comprend la langue des propos qu’il devra reproduire;
      • comprend et parle le français ou l’anglais;
      • interprètera de façon impartiale et fidèle, au mieux de ses capacités, les propos tenus lors de l’audience du Tribunal.
    7. L’interprète ne doit pas résumer le témoignage du témoin, ne doit ni y faire des ajouts ni en ignorer des éléments. L’interprète ne doit pas paraphraser les déclarations formulées à titre de preuve. Si l’interprète est incapable de traduire un mot ou une phrase clé du témoignage, ou s’il ne comprend pas le témoignage, il doit en informer le membre du Tribunal qui dirige l’audience pour lui demander des instructions.
    8. Pour assurer l’intégrité de l’audience, le Tribunal peut vérifier l’exactitude de l’interprétation (après l’audience).
  4. Langue des documents et traduction
    1. Tous les documents envoyés au Tribunal doivent être en français ou en anglais.
    2. Les documents rédigés dans une autre langue que le français ou l’anglais doivent être traduits en français ou en anglais.
    3. Le nom et les coordonnées du traducteur doivent être inscrits sur une copie papier du document traduit et ils doivent être accompagnés d’une déclaration solennelle ou une assermentation écrite de sa part attestant l’exactitude de la traduction.
    4. La partie doit remettre au Tribunal à la fois le document dans la langue originale et la version traduite.
    5. La partie doit payer tous les coûts et frais liés à la traduction du document.
    6. Le Tribunal peut vérifier la traduction pour en assurer l’exactitude.
    7. Les documents rédigés dans une autre langue que le français ou l’anglais qui ne sont pas traduits en français ou en anglais ne seront pas acceptés. Ils seront retournés à la partie qui les aura présentés.

Enregistrements des audiences du tribunal

  1. Cette politique explique :
    • qui peut enregistrer les audiences du Tribunal;
    • comment obtenir une copie de l’enregistrement sonore de l’audience.
  2. Enregistrement des audiences du Tribunal
    1. Il n’existe aucune exigence d’enregistrement des audiences du Tribunal tenues par voie de téléconférence, de vidéoconférence ou en personne en vertu de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences, du Régime des pensions du Canada et de la Loi sur la sécurité de la vieillesse.
    2. Toutefois, le Tribunal enregistre ses audiences au moyen d’un dispositif d’enregistrement audionumérique. L’enregistrement des audiences présente plusieurs avantages en permettant notamment de conserver des renseignements complets dans l’éventualité où un appel serait déposé.
    3. Les parties à l’appel ne sont pas autorisées à enregistrer les audiences du Tribunal.
    4. Le Tribunal conserve les enregistrements sonores de ses audiences, ainsi que tous les documents et renseignements liés au dossier d’appel.
  3. Copie de l’enregistrement
    1. Le Tribunal n’est tenu par aucune exigence juridique de fournir des transcriptions des audiences. Le Tribunal ne fait pas de transcriptions d’audience et n’a pas recours aux transcriptions.
    2. Les parties à un appel peuvent demander à recevoir gratuitement une copie de l’enregistrement sonore de leur audience en remplissant le Formulaire de demande d’enregistrement audio (document PDF) qu’elles feront parvenir au Tribunal. Ce formulaire est accessible sur le site Web du Tribunal ou peut être obtenu sur demande.
    3. La partie qui demande une copie de l’enregistrement sonore doit consentir à utiliser celle ci uniquement pour les besoins de l’appel et d’en respecter le caractère confidentiel.
    4. Si une partie à un appel veut utiliser l’enregistrement sonore de l’audience à d’autres fins, elle doit demander une copie de cet enregistrement en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.
    5. Le Tribunal approuve habituellement les demandes de copies d’enregistrement sonore présentées par des parties à l’appel lorsqu’il reçoit à cette fin un formulaire de demande dûment rempli. Dans certaines circonstances exceptionnelles, le membre du Tribunal qui a entendu l’appel peut émettre des directives précises relatives à l’enregistrement.
    6. Les demandes de copie d’un enregistrement sonore émanant de quiconque n’est pas une partie à l’appel doivent être présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.
    7. Le Tribunal ne peut pas garantir la qualité sonore des copies d’enregistrements.